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Automations: Regelmässige Aufgaben anlegen

Was sind Automations?

Automations ermöglichen es, wiederkehrende Accounting- und Finance-Aufgaben automatisch durch Arcarius ausführen zu lassen.

Anstatt dieselbe Aufgabe regelmässig manuell im One-on-One anzustossen, legst du einen Auftrag einmal an und lässt Arcarius ihn täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich ausführen. Jeder Lauf landet direkt im Chat. Antworten, Tabellen, Dateien und Folgefragen bleiben dort, wo dein Team ohnehin arbeitet.

Automations eignen sich besonders für Aufgaben, die regelmässig anfallen, wie beispielsweise:

fehlende Belege identifizieren und als Excel-Liste aufbereiten
falsch kontierte Buchungen erkennen und Umbuchungsvorschläge vorbereiten
überfällige Debitoren überwachen und eine priorisierte Liste erstellen
KPIs berechnen, Veränderungen erklären und ein Management-Update erstellen
Wochenüberblicke mit offenen Debitoren, fälligen Kreditoren und Liquidität vorbereiten
E-Mails oder Rückfragen an Kunden bzw. Mandanten vorbereiten
wiederkehrende Reports, Excel-Dateien, Word-Dokumente oder PDFs erstellen

Du findest eine grosse Auswahl an Vorlagen direkt im Automation-Modul!

Wie funktionieren Automations?

Du findest Automations als Modul links in der Leiste, direkt unter One-on-One.

Wähle entweder eine der zahlreichen Vorlagen aus oder erstelle eine Automation über "Neu". Dann wirst du aufgefordert, die folgenden Felder auszufüllen:

Automation-Name: Gib einen Namen an
Trigger: Wähle aus, wann und wie oft die Aufgabe ausgeführt werden soll
Anhänge (optional): Lade relevante Anhänge hoch (bspw., wenn Arcarius dir eine Excel-Datei ausfüllen oder ein Dokument in einem bestimmten Stil erstellen soll)
Prompt: Erkläre Arcarius die Aufgabe
Benachrichtigungen (optional): Wähle aus, ob du und bei Bedarf weitere User nach jeder Ausführung per E-Mail benachrichtigt werden sollen
Memory (optional): Memory dient dazu, bestehenden Automations zusätzliche Hinweise mitzugeben (bspw.: "Bitte erstelle mir dieses Mal ein PDF dazu")

Arcarius führt dann zu dem ausgewählten Zeitpunkt deine Aufgabe aus und informiert dich, wenn du möchtest, nach Abschluss per E-Mail. Zusätzlich zu deinem Prompt, den Anhängen und ggf. Memory Kommentaren, sieht Arcarius den letzten Durchlauf.

Tipps

Wenn du Dokumente in einem bestimmten Format oder mit einem bestimmten Inhalt erstellen lassen möchtest, ist es hilfreich, Arcarius einen Anhang beizufügen und ihn zu bitten, diese Vorlage auszufüllen.
Für einen guten Prompt stelle dir vor, Arcarius ist Profi aus seinem Gebiet, aber neu in deinem Unternehmen. Das heisst, gib ihm eine klare Anweisung, was zu tun ist, was bei euch ggf. "besonders" ist und wie das Ergebnis aussehen soll. Ausserdem solltest du die Aufgabe einzugrenzen, beispielsweise auf bestimmte Konten und Zeitrahmen.
Lege für jede Aufgabe eine eigene Automation an und vermeide es, Themen zu vermischen.

Beispiel für einen guten Prompt:

"Prüfe alle Aufwandskonten (beginnend mit 6) auf Rechnungen, die möglicherweise aktiviert werden sollten. Beachte dabei nur Transaktionen mit Buchungsdatum innerhalb der letzten zwei Wochen. Berücksichtige ausschliesslich Buchungen mit einem Betrag über CHF 1'000 und analysiere Konto, Lieferant, Buchungstext, Beleginhalt, Datum und Betrag. Bereite diese Positionen für die Verbuchung vor, inklusive der notwendigen Auflösungsbuchungen nach Zeitraum.

Aktualisiert am: 26/04/2026

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